INSTRUKCJA OBSŁUGI DODATKU WTYCZKA WORD DO Mecenas.iT/Syndyk.iT
Spis treści
- Konfiguracja przed uruchomieniem dodatku.
- Otwieranie dokumentu bezpośrednio z systemu do MS Word .
- Zmiana danych dokumentu.
- Generowanie dokumentu automatycznego z systemu Mecenas.iT/Syndyk.iT
1. Konfiguracja przed uruchomieniem dodatku.
Po zainstalowaniu dodatku, w pierwszej kolejności użytkownik powinien wprowadzić adres www używanego przez niego systemu Mecenas.iT/Syndyk.iT oraz login i hasło, które są takie same jak do logowania przez przeglądarkę.
Po wpisaniu hasła, a przed wybraniem przycisku ZALOGUJ użytkownik może zaznaczyć opcję Zapamiętaj mnie. Po zaznaczeniu tej opcji, użytkownik nie będzie musiał wpisywać ponownie hasła przy kolejnym uruchomieniu dodatku. Automatyczne wylogowanie następuje co 3 miesiące chyba, że zostanie zmienione hasło danego użytkownika w systemie.
2. Otwieranie dokumentu bezpośrednio z systemu do MS Word .
Aby automatycznie otworzyć w aplikacji MS Word plik pobrany z systemu, należy na ekranie dokumentu kliknąć Pobierz do edycji w MsWord.
Po wprowadzeniu zmian w dokumencie, aby zapisać go bezpośrednio do systemu, należy przejść do zakładki Zapisz w dodatku i wybrać przycisk Zapisz.
Jeśli dany dokument ma zostać zapisany jako nowy dokument użytkownik przed kliknięciem przycisku Zapisz może zmienić nazwę dokumentu oraz oznaczyć chceckbox „zapisz jako nowy dokument”.
Po wybraniu przycisku Zapisz jeśli nie jest zaznaczona opcja Zapisz jako nowy dokument system będzie tworzył kolejne wersji w polu plik.
W przypadku zapisania pliku jako nowy dokument pojawi się on w panelu Dokumenty oraz na ekranie obiektów do których jest przypisany.
3. Zmiana danych dokumentu.
Przed dodaniem dokumentu do systemu lub po jego otwarciu za pomocą dodatku użytkownik może zmieniać/dodawać dane dokumentu w poszczególnych zakładkach.
W zakładce powiąż użytkownik może wskazać:
- Czego dotyczy dokument – w tym polu wskazujemy powiązania do elementów systemu, do których chcemy przypiąć dokument np. Sprawy.
Aby wyszukać np. sprawę wpisujemy nazwę klienta, nazwę sprawy lub sygnaturę. System wyszukuje pasujące sprawy, a użytkownik wybiera właściwą.
- Do których pracowników ma zostać przypisany dokument (np. jeśli nie mają dostępu do sprawy w której się on znajduje)
- W jakich repozytoriach ma być widoczny dokument
W zakładce rodzaj użytkownik opisuje dokument o poszczególne parametry dokumentu. Parametry te mogą być wykorzystywane do m.in. tworzenia książki korespondencji czy przesyłek do E-nadawcy.
4. Generowanie dokumentu automatycznego z systemu Mecenas.iT/Syndyk.iT
Dokument, który zostanie wygenerowany z systemu przy użyciu funkcjonalności wzorów automatycznych, zostaje rozpoznany przez dodatek jako dokument bezpośrednio otwarty z systemu – patrz pkt 2 powyżej. W takim dokumencie użytkownik ma również możliwość zmiany danych dokumentu oraz zapisanie zmian.